8 tips for økt kontroll over e-post, fellesmail og support

Hvor god kontroll har du på din egen kundeservice og support via felles e-post for teams i Outlook eller Gmail? Her er åtte grunner til å sikre deg kontroll. Er din bedrift blant de som benytter seg av fellesmail med flagg og fargekoder for å holde oversikt over hvem som svarer på hva? Da er du ikke alene. Vi har noen forslag til løsning på problemet ditt.

Flere bedrifter enn du tror bruker e-postklienten i stedet for et ticketingsystem til mangfoldet i kundeservicedialogen. Flagg og fargekoder er en tidkrevende arbeidsmetode, både for de ansatte og for kundene dine. Det gir ikke god oversikt, og blir fort kaos for mange.

Med en vanlig e-postleser er det vanskeligere å holde oversikt, svare raskt og ta godt vare på personvernet. Hvordan kan du få bedre, raskere og enklere kontroll på alle dine kundehenvendelser? Her er åtte grunner til hvorfor du bør prøve en delt innboks for alle kanaler. Vi vet hvordan du kan styre mangfoldet:

  • En innboks for alle og alt felles
  • Raskere respons på henvendelser
  • Administrer alle kanalene dine ett sted
  • Åpenhet – du deler innsikt og arbeidsoppgaver med resten av teamet
  • Få mer gjort raskere
  • GDPR, personvern og innsynsbegjæring
  • Få innsikt om mangfoldet i det du driver med og din egen kundeservice
  • Økt bærekraft i arbeidshverdagen

Du kan løse dette i dag med å prøve Socialboards innboks gratis. Gjør det samme som noen av landets beste kundeservicebedrifter DNB, REMA1000, NorgesGruppen, Sport1, Avinor, Telia og mange flere. Bruk Socialboards til din kundeservice du også.

  1. En innboks for alle og alt felles

    Hver e-post sendt inn til alle dine felles postmottak er delt med hele din kundeservice i en innboks. Alle kan åpent se hva andre jobber med. Medarbeidere kan ta eierskap til arbeidsoppgaver og det er tydelig hvem som jobber med hva. Arbeidsoppgaver kan fordeles og omfordeles. Du kan enkelt spørre en kollega om hjelp ved å sende melding samtidig som du jobber med en sak. Du fjerner unødvendig dobbeltarbeid og du tømmer innboksen din raskere. Socialboards samler alt i en innboks.

  2. Raskere respons på henvendelser

    Tid er penger. Responstid er kritisk for kundeservice i dag. Ikke rart at redusert responstid er en prioritert oppgave for alle som driver med salg og kundeservice. Fornøyde kunder får raske svar, er kunde lenger og kjøper mer. Har du rett verktøy i stedet for hele tiden å måtte gå inn og ut av ulike kanaler for å være i dialog med kunder? Det tar tid. Får henvendelser som routes videre i en kanal oppmerksomheten din raskt nok, eller drukner det i jungelen av ulike kanaler? Alternativet at flere mennesker jobber tregere og leverer mindre. Socialboards hjelper deg med en smartere innboks.

  3. Administrer alle kanalene dine ett sted

    Sliter du med ulike felles e-postadresser samtidig som du skal svare ut i alle mulige interne systemer, sosiale medier og -kanaler? Flere virksomheter opplever å gi sine kunder ulik kundeservice bare fordi de tar kontakt via ulike kanaler. Vi tror ikke det er en klok segmentering. Vi tror det er smart å behandle ulike kunder ulikt basert på kundens behov i stedet for utfordringer med interne system. En kunde på Facebook fortjener like god service som en kunde på e-post, Messenger, Twitter, YouTube, LinkedIn, chatbot, skjema, Instagram eller Google. Socialboards hjelper deg å samle alle kanalene på ett sted.

  4. Åpenhet – du deler innsikt og arbeidsoppgaver med resten av teamet

    Effektiv samhandling er en viktig del av god kundeservice. Ved hjelp av åpenhet er det lettere å hjelpe hverandre, lære av hverandre og full oversikt som bidrar til bedre ledelse. Samhandling på enkeltsaker, tagging, svarbibliotek og trening av bedre kundeserviceagenter. Denne åpenheten gir en sterkere lagfølelse og samhold i en felles kundeservice. Det gir økt rom for å dyrke en felles kundeservicekultur. I Socialboards sier vi at kundeservice er den nye markedsføringen.

  5. Få mer gjort raskere

    Med all dialogen din i Socialboards har du flere muligheter til effektivisering av arbeidsflyt, rutiner og smart samhandling. Det gjør at hele organisasjonen din kan lære seg å jobbe raskere samtidig som du jobber med å styrke kvaliteten. Innhold, integrasjoner og dialoger er tilgjengelig på tvers av kanaler i en innboks. Det er ikke bare en smartere og raskere måte å jobbe på. Det samler data på tvers av kanaler du kan bruke til å jobbe smartere. Socialboards er en mulighet for å ta raskere steg mot økt kundetilfredshet. Ta vare på kunden din, hvis ikke gjør noen andre det for deg.

  6. GDPR, personvern og innsynbegjæring

    Hvordan håndterer du personvern og begjæringer om innsyn når alle dine felles e-post er håndtert med en helt vanlig e-postklient? Bare du kan svare på om den måten bedriften din gjør det på i dag er “GDPR compliant”. Datatilsynet har en sjekkliste du også kan se på om du er usikker, eller du kan lese våre 10 punkter om GDPR og kundeservice. Socialboards løser innsynsbegjæringer om personvern enklere for deg. Velg et verktøy som hjelper deg å ta vare på personvern.

  7. Få innsikt om mangfoldet i din egen kundeservice

    Det er vanskelig å samle data når kundeservice drives i en vanlig e-postklient. Du har kanskje lurt på når det er mye og lite og gjøre, hvor raskt hver kunde får svar, hvor mange saker den enkelte medarbeider løser eller rett og slett hva kundene våre egentlig snakker om over tid. Det er kundeserviceanalyse. Alt dette og mye mer får du hjelp til ved å bruke Socialboards innsikt.

  8. Økt bærekraft i arbeidshverdagen

    Hver arbeidsoppgave du gjør uten at det bidrar til mer verdi eller du gjør den samme arbeidsoppgaven mer enn en gang er sløsing med verdifulle ressurser. Sløsing med ressurser svekker bærekraften. Hvis du kan bruke mindre ressurser til å løse flere arbeidsoppgaver eller øke kvaliteten på det du allerede gjør vil det øke bærekraften. Socialboards øker bærekraften i kundeservice og gjør arbeidshverdagen enklere for deg.

La oss hjelpe deg å få bedre kontroll på dine felles e-postkontoer. Socialboards gjør jobben din mye enklere og raskere. Ta kontakt med oss i dag.